Gestão de compras combate altos preços no food service

Já perdi as contas de quantas vezes ouvi, em reunião com dono de restaurante, a frase “o problema é que tudo está caro”. E está mesmo. Mas depois de mais de vinte anos rodando esse setor, primeiro como dono de restaurante, depois como fornecedor de sistema e hoje tocando a CotaCompras, aprendi que “está caro” quase nunca é a frase completa. A frase completa é “está caro e eu não sei exatamente quanto, nem comparado com o quê”.

Escrevi a primeira versão deste texto em 2023, quando uma pesquisa da Fispal Food Service com a EJFGV mostrou que 72% dos consumidores diziam ter dificuldade de frequentar restaurante por causa do preço. Reli o artigo há pouco tempo. Ele continua atual, só que agora dá para colocar números de 2026 em cima do argumento, e eles não são nada animadores.

O prato feito não mente

Tem um indicador que eu gosto de acompanhar porque é simples e honesto: o Índice Prato Feito, calculado pela FAC-SP com quase 900 coletas de preço espalhadas pelo país. Em junho de 2026 o PF médio chegou a R$ 31,90, uma alta de 7,2% desde janeiro. Faça a conta: quem almoça fora de casa em 20 dias úteis por mês está gastando algo perto de R$ 638 só nisso.

O motivo não é mistério nenhum para quem compra insumo todo dia. Segundo o IBGE, no primeiro semestre de 2026 tomate, cenoura e batata-inglesa mais que dobraram de preço, e o feijão-carioca, o mais consumido no país, subiu mais de 50%. Isso pesa direto na ficha técnica de qualquer cozinha.

O curioso é que, mesmo com tudo isso, muito restaurante não está conseguindo repassar o aumento para o cardápio. Uma pesquisa da Abrasel mostrou que mais de um terço dos bares e restaurantes não reajustou preço nos últimos 12 meses. O dono está engolindo parte do prejuízo porque tem medo de esvaziar o salão. É uma sinuca de bico: custo subindo de um lado, cliente cada vez mais sensível a reajuste do outro.

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A gestão de compras não é modinha, é sobrevivência

Aqui entra o ponto que eu insisto em repetir há anos: quando o preço aperta desse jeito, a única alavanca que sobra para o dono do negócio não está no cardápio, está na compra. É lá que se recupera margem sem precisar mexer no preço para o cliente.

Antes de falar em cotação, tem um processo que muita gente pula e que sustenta tudo o resto: saber o que tem em estoque e quanto realmente precisa comprar. Parece básico, mas boa parte do desperdício de dinheiro no food service começa aí, na compra por impulso, sem inventário atualizado, sem saber se aquele insumo já está parado na prateleira ou se vai faltar amanhã.

Fazer o inventário direito, com frequência, é o que permite comprar a quantidade certa, no momento certo. Sem isso, qualquer economia que se ganhe na cotação se perde de outro jeito, em estoque parado ou em falta de última hora.

Com o inventário em dia e a necessidade real de compra na mão, aí sim entra a cotação, que continua sendo, pra mim, o passo mais óbvio e o mais ignorado. Comparar preço, prazo e condição entre fornecedores antes de fechar a compra parece simples, mas ainda hoje vejo rede grande comprando de fornecedor único por comodidade, sem nunca testar o mercado. Isso é dinheiro deixado na mesa, todo mês.

O problema de fazer isso na unha é que não escala. Cotar cinco insumos com três fornecedores é tranquilo. Cotar duzentos insumos com quinze fornecedores, em várias unidades, já é outra história, e é por isso que sistema de gestão de compras deixou de ser luxo e virou ferramenta de sobrevivência. Não é só automatizar a cotação, é ter histórico de preço por insumo, por fornecedor, por região, e enxergar a tendência antes que ela vire prejuízo na DRE.

O que eu costumo recomendar em consultoria

Não mudei muito o roteiro que uso há anos, só fiquei mais insistente nele.

Ter um plano de compra de verdade, e não comprar por hábito, ainda é o ponto de partida. Saber o que precisa e priorizar evita capital parado em estoque, o que dói ainda mais com juro alto para capital de giro. Junto com isso vem o controle do inventário: parece óbvio, mas boa parte da perda de margem que eu vejo em consultoria vem de ruptura de insumo ou de validade vencida, e os dois se resolvem com controle simples.

Também vale conhecer o fornecedor além do preço. Prazo de entrega e de pagamento importam tanto quanto o valor da nota, porque fornecedor mais barato que falha na entrega custa caro de outro jeito. E decidir com dado em vez de feeling faz diferença: histórico de preço mostra sazonalidade, antecipa alta e dá argumento pra negociar, em vez de descobrir o aumento só quando a nota chega.

Por fim, estimular concorrência de verdade entre fornecedores e negociar com informação na mão. Cotação não é burocracia, é a ferramenta mais direta que existe para pressionar preço pra baixo, e prazo, forma de pagamento e volume valem tanto quanto preço unitário, só que ninguém negocia bem no escuro.

O que mudou de 2023 para cá

Em 2023 eu escrevia isso de um jeito meio preventivo, tipo “se organize antes que aperte”. Hoje o tom é outro, porque o aperto já chegou e não parece que vai embora tão cedo. O clima segue instável para as safras no segundo semestre, e ainda tem a reforma tributária no radar, com o Imposto Seletivo sobre bebida alcoólica e açucarada previsto pra 2027, que já devia estar entrando na conta de quem planeja preço hoje.

Sistema de gestão de compras não substitui a relação com fornecedor, nem a experiência de quem está no dia a dia. Mas tira a decisão da memória e do feeling e coloca no histórico e na comparação, pra dar pra antecipar o aumento em vez de só reagir quando ele já chegou na nota fiscal.

Conclusão

Sigo achando que gestão de compras é a alavanca mais subestimada do food service brasileiro. As dicas de sempre — pesquisar preço, cuidar da relação com fornecedor, controlar estoque, usar tecnologia — não perderam validade, só ficaram mais urgentes.

Se organizar tudo isso parece complicado demais pra encaixar na correria da operação, vale buscar ajuda especializada. Como sempre digo: investir em gestão de compras é uma das decisões mais acertadas que um gestor de food service pode tomar. Em 2026, ficou também uma das mais urgentes.